Wenn Du eine zuverlässige, organisierte und hands-on Persönlichkeit bist, die unser Office am Laufen hält und gleichzeitig das Team im Alltag unterstützt, wenn Du gerne den Überblick behältst, Dinge anpackst und ein Gespür für Menschen und Organisation hast – dann passt du perfekt zu uns.

Was du bei uns machst

Office & Organisation

• Du sorgst dafür, dass im Büro alles rund läuft – von Infrastruktur bis Snacks
• Bestellst Büromaterial, IT-Zubehör sowie Kaffee, Wasser & Co.
• Organisierst und verwaltest Post, Lieferungen und digitale Ablagen
• Hältst unsere Meetingräume und Arbeitsplätze in Schuss (inkl. Koordination mit der externen Reinigung)
• Verantwortlich für Zutrittssysteme, Schlüssel & Badges

Assistenz & Support

• Du koordinierst Termine, bereitest Meetings vor und führst hin und wieder Protokoll
• Planst Reisen, buchst Hotels und kümmerst dich um Spesen
• Unterstützt bei Rechnungen, Belegen und vorbereitender Buchhaltung
• Bist die erste Anlaufstelle am Empfang und am Telefon

Kommunikation & Koordination

• Schnittstelle zwischen Team, Management, HR und externen Partnern
• Koordination von Dienstleistern (z. B. Reinigung, Facility)
• Organisation von Team-Events, Apéros und Firmenfeiern

HR & People Support

• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
• Mithilfe bei Themen wie Versicherungen, Quellensteuer oder Visa und Arbeitsbewilligungen

Das bringst Du mit

• Kaufmännischer Background oder vergleichbare Erfahrung
• Erste Erfahrung im Office Management oder in einer ähnlichen Rolle
• Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Hands-on Mentalität – Du siehst, was zu tun ist, und packst es an
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
• Guter und erfahrener Umgang mit digitalen Tools
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Französisch von Vorteil.

Was wir dir bieten

• Viel Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Scaleup
• Flache Hierarchien, kollegiales Umfeld und schnelle Entscheidungen
• Ein motiviertes, ambitioniertes und internationales Team
• Moderne Arbeitsmittel und ein Büro gleich beim Bahnhof Altstetten

Wenn Du Lust hast, unser Office zu deinem eigenen kleinen Reich zu machen und unser Team im Alltag zu unterstützen, freuen wir uns auf deine vollständige Bewerbung.